Na této stránce se dozvíte, jaké osobní údaje ve službě Smart Library zpracováváme, proč to děláme, jak dlouho je uchováváme a jaká máte práva. Týká se to webu, aplikace i konektoru, přes který se ke knihovně připojují AI asistenti jako Claude nebo ChatGPT.
Platí od 28. 10. 2026.
Kdo za vaše údaje odpovídá
Správcem osobních údajů je SWEHQ s.r.o., IČO 06756107, se sídlem Beníškové 1285/11, Košíře, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 288006. S čímkoli ohledně osobních údajů nám pište na smart-library@swehq.com.
Váš účet
- Co ukládáme: jméno a e-mail, které nám při přihlášení předá Google nebo Apple, kdy jste se zaregistrovali a naposledy přihlásili, jaké máte předplatné nebo zkušební dobu a jak máte nastavenou aplikaci.
- Proč: abyste se mohli přihlásit a používat službu podle svého předplatného.
- Právní důvod: bez těchto údajů vám službu nemůžeme poskytovat (plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
- Jak dlouho: dokud máte účet. Když nás požádáte o jeho zrušení, údaje smažeme do 30 dnů.
Co k účtu, zkušební době a předplatnému platí, popisují obchodní podmínky.
Přihlášení
Aby vás aplikace poznala, uloží si prohlížeč přihlašovací cookies. Bez nich by přihlášení nefungovalo, proto k nim nepotřebujeme váš souhlas. Přihlášení vydrží 30 dní, pak se přihlásíte znovu.
Tlačítka pro přihlášení přes Google a Apple se načítají přímo od těchto firem, takže ty uvidí vaši IP adresu a typ prohlížeče. Co s tím dělají, popisují jejich vlastní zásady ochrany soukromí.
Chat a vyhledávání v aplikaci
- Co ukládáme: vaše otázky v chatu a odpovědi na ně, včetně pasáží z knihovny, ze kterých odpověď vychází, jak jste odpovědi ohodnotili a kolik vaše dotazy stály. Co zadáte do vyhledávání, neukládáme.
- Proč: abyste se ke svým chatům mohli vrátit, abychom mohli hlídat limit útraty a vylepšovat odpovědi.
- Právní důvod: poskytování služby; vylepšování odpovědí je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
- Jak dlouho: dokud máte účet. Se zrušením účtu chaty smažeme.
Odpovědi píší jazykové modely společností Google (Gemini) nebo OpenAI, proto jim posíláme text vaší otázky. Při hledání podle smyslu posíláme hledaný výraz společnosti OpenAI, která ho převede do podoby, v jaké ho umíme porovnat s textem knihovny.
Prosíme, nepište do otázek jména klientů, rodná čísla ani údaje o zdraví pacientů. K odpovědi je nepotřebujeme.
Připojení AI asistenta
Knihovnu si můžete připojit ke svému AI asistentovi, například Claude nebo ChatGPT. Připojení potvrzujete u nás. Asistent pak může v knihovně jen hledat a číst, nic v ní nezmění. Po 30 dnech připojení potvrdíte znovu.
Vaši konverzaci s asistentem nevidíme. Dostaneme jen to, co nám asistent pošle, když knihovnu použije, například co hledá.
- Co ukládáme o každém použití knihovny:
- váš účet a aplikaci, ze které asistent přišel,
- co asistent hledal nebo četl,
- krátkou poznámku asistenta, proč knihovnu používá (žádáme ho, aby do ní nepsal jména osob), a o jaký model jde,
- označení konverzace, abychom poznali, které dotazy patří k sobě,
- které dokumenty asistent dostal (bez jejich textu), jak dlouho to trvalo a zda nastala chyba,
- technické údaje o spojení, například IP adresu a název aplikace, nikdy hesla ani přístupové klíče,
- který dokument jste otevřeli z odkazu v odpovědi asistenta,
- zpětnou vazbu, kterou nám asistent pošle, třeba že v knihovně něco chybělo.
- Proč: aby služba fungovala a byla bezpečná, abychom mohli účtovat útratu a doplňovat do knihovny, co lidé hledají a co v ní chybí.
- Právní důvod: poskytování služby; bezpečnost a vylepšování služby jsou náš oprávněný zájem.
- Jak dlouho: 90 dní, pak záznamy automaticky mažeme.
Hledané výrazy posíláme společnosti OpenAI stejně jako při vyhledávání v aplikaci. Údaje z připojení nepoužíváme k reklamě ani k vytváření profilů a nikomu je neprodáváme.
Asistenta odpojíte v jeho nastavení. Chcete-li, abychom přístup zrušili i u nás, napište nám. Co se děje s daty v samotném asistentovi, popisují zásady jeho provozovatele.
Měření návštěvnosti
Pokud souhlasíte, sledujeme nástrojem PostHog, které stránky a funkce se používají. Data jsou uložena v EU (Frankfurt). Pokud nesouhlasíte, návštěvu jen anonymně započítáme. Víc se dočtete a volbu změníte na stránce Cookies a měření návštěvnosti.
- Právní důvod: váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona o elektronických komunikacích). Můžete ho kdykoli odvolat. Anonymní započítání návštěvy bez souhlasu je náš oprávněný zájem znát návštěvnost.
- Jak dlouho: 1 rok.
Záznamy serveru
Naše servery si u každého požadavku zapisují IP adresu, čas a navštívenou stránku. Potřebujeme to k řešení chyb a útoků. Záznamy mažeme nejpozději po 90 dnech.
Hlášení chyb
Když se v aplikaci nebo na serveru něco pokazí, pošle se hlášení do nástroje Sentry, který provozujeme sami na serverech v EU. Hlášení popisuje chybu, místo v programu, kde nastala, a jak dlouho trvaly jednotlivé kroky. Jste-li přihlášeni, připojí se k němu interní číslo vašeho účtu a druh přístupu, ne jméno ani e-mail. Vaše dotazy, texty, dokumenty ani IP adresu do hlášení nedáváme.
- Právní důvod: náš oprávněný zájem udržet službu v provozu a opravovat její chyby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Hlášení chyb z prohlížeče je pro provoz aplikace nezbytné, proto k němu nepotřebujeme souhlas (§ 89 odst. 3 zákona o elektronických komunikacích). Do prohlížeče nic neukládá.
- Jak dlouho: 90 dní, pak hlášení automaticky mažeme.
Komu údaje předáváme
Údaje dostanou jen firmy, které nám pomáhají službu provozovat:
- poskytovatel hostingu (servery v EU): na jeho serverech služba běží,
- OpenAI (USA): jazykové modely, dostává text otázek a hledaných výrazů,
- Google (USA): jazykové modely Gemini, které dostávají text otázek, a přihlášení přes Google,
- Apple (USA): přihlášení přes Apple,
- PostHog (data v EU): měření návštěvnosti, bez vašeho souhlasu jen anonymní započítání návštěvy.
OpenAI ani Google podle svých smluvních podmínek texty otázek nepoužívají k tréninku svých modelů. Uchovávají je jen krátce, aby mohly odhalit zneužití, OpenAI nejdéle 30 dní. Osobní údaje nikomu neprodáváme a nepoužíváme je k reklamě.
Předávání mimo EU
OpenAI, Google, Apple a PostHog jsou americké firmy. Na předávání údajů do USA se vztahují pravidla schválená Evropskou komisí: rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework) nebo standardní smluvní doložky.
Vaše práva
Můžete nás požádat:
- o přehled údajů, které o vás máme, a jejich kopii,
- o opravu nepřesných údajů,
- o smazání údajů, včetně zrušení účtu,
- o omezení zpracování,
- o předání údajů v běžném formátu, abyste je mohli vzít jinam.
Zpracování, které děláme z oprávněného zájmu, můžete odmítnout (vznést námitku). Souhlas můžete kdykoli odvolat; zpracování před odvoláním tím nepřestává být oprávněné.
Napište nám na smart-library@swehq.com, odpovíme do měsíce. Pokud s námi nebudete spokojeni, můžete si stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
Automatické rozhodování
Nic důležitého o vás nerozhoduje počítač sám, bez účasti člověka, a nevytváříme o vás profily.
Zabezpečení
Spojení se službou je vždy šifrované. Přihlašovací cookies nejsou přístupné skriptům na stránce a připojení AI asistentů chrání zabezpečený standard OAuth.
Změny
Když začneme s údaji zacházet jinak, tuto stránku upravíme a změníme datum nahoře. O důležitých změnách vás upozorníme v aplikaci.